L’Echange de Données Informatisées, susnommée EDI, a été conçue pour permettre de réduire considérablement l’emploi du papier. L’EDI est un transfert automatique de données d’une entité à une autre, ce qui est, extrêmement rapide et beaucoup plus fiable qu’avec une intervention humaine. Par exemple, une entreprise peut transmettre ses éléments comptables, ses factures, ses avis d’expédition sans avoir à imprimer des documents et à les envoyer. La sécurisation des données y est primordiale.
C’est à la fin des années soixante, que des entreprises américaines décident d’étudier un moyen commun qui leur permettrait d’utiliser au mieux leurs outils informatiques. Celles-ci créent le comité de coordination des données du transport. Par la suite, on assiste à la normalisation de ce type d’échanges au début des années 70.
Les Etats-Unis s’unissent, alors, aux Européens pour mettre au point une norme internationale. Ainsi en 1987, sous l’égide des Nations Unies, la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) voit le jour.
Pour un accord parfait, cette norme nécessite la mise en place d’un langage commun ainsi que le respect des règles qui ont été instaurées par les deux parties en vigueur. Celle-ci entraîne une diminution des erreurs et des litiges, ce qui est très important, ainsi qu’une réduction des coûts, bien entendu, avec la grosse diminution de la quantité de papier employé précédemment, le temps réduit de durée de la transmission, et également, une meilleure traçabilité des relations d’affaires.
Néanmoins, le coût d’installation d’une solution EDI reste onéreux et souvent prohibitif pour les petites entreprises, auquel s’ajoute un abonnement mensuel supplémentaire.
La réussite d’un système EDI est conditionnée par la maîtrise dans la combinaison de toutes ces étapes (paramétrage, contrôle, archivage, automatisation) et par la richesse des fonctionnalités offertes favorisant la démarche qualité.
